BAB
I
PENDAHULUAN
1.1. Latar
Belakang
Dalam perkembangan teknologi informasi saat ini, kecepatan, keamanan, dan
kemudahan menjadi pertimbangan utama pengembangan sebuah sistem. Diharapkan
sebuah sistem informasi bisa semakin efektif dan efisien demi peningkatan
produktivitas dan kepuasan pelanggan.
Sistem laporan bagi pimpinan di perusahaan saat ini masih terdapat beberapa
masalah yaitu pimpinan sulit dalam
mendapatkan laporan penjualan, pembelian, dan persediaan stok barang yang masih
dilakukan secara manual. Dengan adanya Sistem Informasi Manajemen penjualan,
pembelian, dan persediaan stok barang pada suatu perusahaan akan dapat membantu
pimpinan dalam mempermudah mendapatkan penyajian laporan yang efisien.
Dalam perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dewasa ini
juga, kebutuhan akan informasi menjadi
hal yang sangat penting untuk meningkatkan peradaban yang lebih maju bagi
seluruh umat manusia di setiap bidang pekerjaannya masing – masing.
Perkembangan teknologi informasi dapat mengakibatkan perubahan
penerapan system disetiap perusahaan. Perusahaan ingin mengembangkan system yang
lebih baik dengan penggunaan system terkomputerisasi. Sangat tepat apabila sebuah
perusahaan mempunyai sistemter komputerisasi sehingga perusahaan dapat memperoleh
informasi secara cepat dan memberikan Kemudahan dalam pekerjaan. Teknologi informasi
yang berbasis komputer dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh manusia
didalam menjalankan kegiatannya.
Komputer merupakan salah satu cindera mata penting hasil dari perkembangan
teknologi tersebut dan diciptakan khusus untuk mempermudah umat manusia dalam
menyelesaikan setiap pekerjaannya. Belakangan ini area penggunaan komputer
telah meluas yang sebelumnya komputer termasuk barang mewah yang hanya dikenal
pada daerah perkotaan, kini telah sudah menjadi barang yang merakyat yang bisa
kita temukan pada daerah pedesaan. Hal ini membutikan bahwa hampir semua orang
telah mampu mengoperasikan mesin ini.
1.2. Perumusan
Masalah
Dari
uraian latar belakang dia di atas, kelompok kami dapat merumuskan beberapa permasalahan tersebut menjadi:
1.
Bagaimana
cara merelasikan data penjualan dan pembelian?
2.
Bagaimana
membuat sistem informasi penjualan dan pembelian?
1.3. Tujuan
dan Manfaat
Tujuan penulisan tugas kelompok ini adalah
1.
Untuk
dapat mengetahui management sistim informasi penjualan dan pembelian barang
2.
Membuat
sistim informasi penjualan dan pembelian barang
Adapun Manfaat dari Tugas kelompok ini adalah
1.
Sebagai
penerapan dari teori mata kuliah yang telah dipelajari selama mengikuti pendidikan
di jurusan Informatika dengan membuat sistem informasi penjualan dan
pembelian barang.
2.
Agar
mahasiswa dapat mengetahui lebih dalam managemen informasi tersebut
3.
Sistem
informasi penjualan dan pembelian barang ini diharapkan mempermudah proses pelaporan stock barang serta mempermudah pembuatan laporan
penjualan dan pembelian, serta dapat mengubah sistem manual menjadi
komputerisasi.
BAB II
LANDASAN TEORI
3.1. Sistem Informasi Manajemen
Menurut Kadir,
suatu Sistem Informasi Managemen (SIM) adalah Sistem Informasi yang digunakan
untuk mendukung operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah
organisasi. Biasanya Sistem Informasi Managemen (SIM) menghasilkan informasi
untuk memantau kinerja, memelihara koordinasi, dan menyediakan informasi untuk
operasi organisasi yang dilakukan secara periodik misalnya perminggu, per
bulan, dan per tahun tidak secara aktivitas per hari.
Proses manajemen didefinisikan sebagai
aktivitas-aktivitas:
- Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu
tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan.
Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode
untuk mencapai tujuan tersebut.
- Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari
pertempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus
diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor
pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana
mestinya. Aktivitas manajerial
untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai
kebutuhan, disebut kebutuhan.
- Pengambilan
Keputusan, proses pemilihan di antara berbagai alternative disebut
dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan
jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih di
antara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih.
Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat
dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.
3.2. Pengertian Sistem
Sistem adalah suatu
jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul
bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran
tertentu. (Jogiyanto, 2001)
Menurut Kristanto
(2003), suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
3.3. Pengertian Informasi
Informasi merupakan
hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan
mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat
dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung
pada saat mendatang. (Sutanta,2004)
Menurut Sutedjo
(2002), informasi menjadi penting, karena berdasarkan informasi itu para
pengelola dapat mengetahui kondisi obyektif sebuah perusahaan. Tidak semua
inormasi berkualitas. Kualitas itu ditentukan oleh :
1. Keakuratan dan teruji kebenarannya
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan, tidak
bias, dan tidak menyesatkan. Kesalahan-kesalahan itu dapat berupa kesalahan
perhitungan maupun akibat gangguan (noise) yang dapat mengubah dan merusak
informasi.
2. Kesempurnaan informasi
Untuk mendukung faktor pertama di atas, maka kesempurnaan
informasi menjadi faktor penting, dimana informasi disajikan lengkap tanpa
pengurangan, penambahan atau pengubahan.
3. Tepat waktu
Informasi harus disajikan secara tepat waktu, mengingat
informasi akan menjadi dasar pengambilan keputusan. Keterlambatan informasi
akan mengakibatkan kekeliruan dalam pengambilan keputusan.
4. Relevansi
Informasi akan memiliki nilai manfaat yang tinggi, jika
informasi tersebut diterima oleh mereka yang membutuhkan, dan menjadi tidak
berguna jika diberikan kepada mereka yang tidak membutuhkan.
5. Mudah dan murah
Saat ini, cara dan biaya untuk memperoleh informasi juga
menjadi bahan pertimbangan tersendiri. Bilamana cara dan biaya untuk memperoleh
informasi sulit dan mahal, maka orang menjadi tidak berminat untuk
memperolehnya atau mencari alternatife subsitusinya. Biaya mahal yang dimaksud
disini, jika bobot informasi tidak sebanding dengan biaya yang dikeluarkan. Dan
melalui teknologi internet, saat ini ruang atau perusahaan dapat memperoleh
informasi dengan mudah dan murah.
3.4. Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi
mempunyai banyak pengertian, namun pada dasarnya mengarah pada dasar yang sama. Sistem
merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling terkait dan bekerjasama untuk
proses masukan yang ditujukan kepada sistem tersebut dan mengolah masukan
tersebut sampai menghasilkan kesimpulan yang diinginkan. (Kristanto, 2003).
Informasi merupakan
hasil pengolahan data sehingga menjadi bantuk yang penting bagi penerimanya dan
mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat
dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung
pada saat mendatang. (Sutanta, 2004).
Dari pernyataan
diatas dapat diambil kesimpulan bahwa sistem informasi dapat didefinisikan
sebagai suatu kegiatan prosedur-prosedur yang diorganisasikan, bilamana akan
dieksekusi akan mendukung informasi atau pengambilan keputusan dan pengendalian
didalam organisasi (Henry C. Lucas dalam Jogiyanto, 1997)
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen, sebagai
berikut:
1.
Input
Input adalah semua data yang dimasukkan didalam sistem
informasi, seperti dokumen, formulir dan file.
2.
Proses
Proses merupakan
kumpulan prosedur yang akan memanipulasi input yang kemudian akan
disimpan dalam basis data dan seterusnya akan diolah menjadi output yang akan
digantikan oleh penerima.
3.
Output
Output merupakan semua keluaran atau hasil dari model yang sudah
diolah menjadi suatu sistem informasi yang berguna dan dapat dipakai oleh
penerima. Komponen ini dapat berupa laporan-laporan yang dapat dibutuhkan oleh
pemakai sistem untuk memantau sistem suatu organisasi.
4.
Teknologi
Teknologi
merupakan komponen yang berfungsi untuk memasukkan input, mengolah input
dan menghasilkan output. Teknologi meliputi 3 bagian yaitu perangkat
keras, perangkat lunak, perangkat manusia.
5.
Basis
data
Basis data
merupakan kumpulan data-data yang saling berhubungan dengan yang lain, yang
disimpan dalam parangkat keras komputer dan akan diolah oleh parangkat lunak.
6.
Kendali
Kendali dalam
hal ini merupakan semua tindakan yang diambil untuk menjaga semua sistem
informasi tersebut agar dapat berjalan dengan lancer dan tidak mengalami
gangguan.
3.5. Keuntungan dan Kerugian Dalam
Bidang Teknologi Informasi
Sekarang kita dapat memproleh berbagai
informasi secara cepat dan akurat melalui internet. Kita dapat mengetahui
bagaimana bangsa lain memproleh dan mengolah makanan mereka, cara mereka
berpakaian, atau cara melakukan peribadatan kepada Tuhan mereka. Sehingga kita
dapat meniru atau menyerap kebudayaan-kebudayaan tersebut menjadi budaya cara
hidup kita. Adapun kerugian dan
keuntungan dalam peranan Teknik Informasi dan Komunikasi dalam bidang social
seperti yang tertera di bawah ini :
Keuntungan :
Kemajuan teknologi komunikasi yang cepat dapat
mempermudah komunikasi antara suatu tempat dan tempat yang lain
Kerugian :
1. Dengan semakin
pesatnya komunikasi membuat bentuk komunikasi berubah yang asalnya berupa face
to face menjadi tidak. Hal ini dapat menyebabkan komunikasi menjadi hampa.
2. Seseorang yang
terus menerus bergaul dengan komputer akan cenderung menjadi seseorang yang
individualis.
3. Dengan pesatnya
teknologi informasi baik di internet maupun media lainnya membuat peluang
masuknya hal-hal yang berbau pornografi, pornoaksi, maupun kekerasan semakin
mudah.
4. Kemajuan TIK
juga pasti akan semakin memperparah kesenjangan sosial yang terjadi di
masyarakat antara orang kaya dan orang miskin.
5. Maraknya cyber
crime yang terus membayangi seperti carding, ulah cracker, manipulasi data dan
berbagai cyber crime yang lainnya
6. Menurut Paul C
Saettler dari California State University, Sacramento, Satu hal yang pasti,
interaksi anak dan komputer yang bersifat satu (orang) menghadap satu (mesin)
mengakibatkan anak menjadi tidak cerdas secara sosial.
BAB
III
PEMBAHASAN
4.
Flow Map Sistem yang Sedang Berjalan
Flow
Map adalah bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukan arus pekerjaan
scara keseluruhan dari simbol-simbol untuk menggambarkan secara urut dari arus
data dan dokumen baik yang diperlukan maupun yang dihasilkan
Berikut ini adalah flow
map sistem yang sedang berjalan:
3.2. Flowchart Penjualan
Barang
|
Customer
|
Transaksi Penjualan
|
|
|
|
3.3. Flowchart
Pembelian
Barang
|
Supplier
|
Transaksi Pembelian
|
|
|
|
KEBUTUHAN DATA
Dalam tahap analisa sistem,
penganalisa memerlukan beberapa data yang dibutuhkan untuk menunjang dalam
pembuatan sistem, antara lain :
1. Data Barang
Data barang ini
berguna bagi perusahaan untuk mengetahui jenis barang yang dipasarkan oleh
perusahaan. Data jenis obat-obatan meliputi kegunaan, dosis, merk yang di
produksi oleh perusahaan.
2. Data Pelanggan
Data ini berguna
bagi perusahaan untuk mengevaluasi banyaknya order yang dilakukan oleh bagian
marketing tiap harinya. Periode laporan ini adalah mingguan.
3. Data Harga
Data ini berguna
untuk mengetahui harga paket yang ditawarkan sesuai dengan fasilitas yang
disediakan.
4. Data Suplier
Data ini berguna
bagi perusahaan untuk tempat pengorderan barang bagi perusahaan PT. Sawah Besar disetiap harinya.
Periode laporan ini adalah bulanan.
5. Data Penjualan
Dari data ini
dapat diperoleh kesimpulan tentang jenis obat yang paling diminati oleh
konsumen, Jumlah jenis barang yang dipesan dan dipasarkan menurut selera
konsumen.
6. Data Laporan Keuangan
Data
ini sangat berguna bagi perusahaan sebagai aset pemasukkan modal yang
didapatnya dalam perusahaan yang dijalankannya selama ini, dari semua data-data
tersebut dapat berupa transaksi-transaksi yang mana dapat dibuat suatu laporan
yang sangat menentukan bagi perusahaan yang periode laporannya disetiap setahun
sekali untuk dapat mengetahui laba dan ruginya diperusahaan PT. Sawah Besar tersebut. Perancangan
dan pembuatan interface bagi user untuk laporan keuangan yang dihasilkan dari
transaksi-transaksi yang terjadi seperti laporan gaji, laporan jurnal, laporan
buku besar, laporan pendapatan, laporan pengeluaran, dan laporan laba rugi.
KEBUTUHAN
PROSES
Sistem
yang akan dibuat nantinya merupakan suatu sistem kompleks mengenai pengumpulan
informasi yang berhubungan dengan sistem akuntansi penjualan dan pembelian
obat-obatan pada PT. Sawah Besar
Surabaya. Adapun proses yang terjadi di dalam perusahaan sehubungan dengan sistem
informasi akuntansi penjulan dan pembelian obat-obatan, adalah :
1.
Proses penjualan
Dalam
proses penjualan ini, PT. Sawah Besar
menerapkan sistem penjualan putus. Penjualan putus adalah penjualan yang
dimulai dengan pemesanan dan permintaan barang dari customer atau pembeli yang sistem pembayarannya bisa
dilakukan dengan cara membayar tunai atau kredit (dengan jangka waktu yang
telah ditetapkan)
2. Proses
Penyimpanan Barang
Dalam
proses penyimpanan barang di gudang ini, diharapkan dapat mengetahui jumlah stock minimum barang
yang ada.
3. Proses
Pembelian
Dalam
proses pembelian yang terjadi pada PT.
Sawah Besar dimulai dengan terpenuhinya, batas jumlah minimum suatu barang.
Bagian pembelian akan membuat surat order pembelian terhadap barang yang
memenuhi jumlah minimum serta meningkatnya jumlah permintaan barang kepada
konsumen.
4. Proses Akuntansi (pembukuan)
Dalam
proses akuntansi ini dapat menyediakan informasi catatan presentasi misalnya
banyaknya laba yang dihasilkan atau hutang kepada pihak tertentu. Sebagai
informasi mengarah perhatian misalnya beberapa banyak data ekonomi yang
diterima dari transaksi ekstern maupun operasi intern. Pada proses akuntansi
ini juga dapat sebagai informasi pengambilan keputusan terhadap perusahaan
tersebut. Di dalam proses akuntansi ini ada bagian tertentu yaitu bagian
jurnal, buku besar dan laporan rugi laba, laporan gaji ini semua berfungsi
untuk mencatat transaksi perusahaan dalam penjualan dan administrasinya, dalam
jurnal penjualan dan membuat laporan penjualannya.
Di
dalam kebutuhan proses ini dapat digambarkan berupa diagram berjenjang seperti
gambar 3.1 merupakan gambaran diagram berjenjang untuk Sistem Informasi
Akuntansi Penjualan dan Pembelian pada Distributor Obat pada PT. Sawah Besar Surabaya. Pada gambar 3.1 dijelaskan bahwa diagram
berjenjang tersebut terdiri dari level 0 sampai dengan level 3.
ALIRAN
DATA
Dalam aliran data ini menggambarkan tentang
kebutuhan-kebutuhan system yang sekitanya dapat membantu dalam pengembangan
system selanjutnya yang meliputi struktur diagram berjenjang, dan flow diagram
mulai level 0 sampai level tertinggi
Konteks Diagram Level 0
Diagram konteks merupakan pola penggambaran yang
berfungsi untuk memperlihatkan interaksi sistem informasi dengan lingkungan
dimana system tersebut ditempatkan.
Dengan demikian dapat digambarkan bentuk DFD
konteks diagram sistem informasi akuntansi penjualan dan pembelian pada
distributor obat pada PT. Sawah Besar, sebagai berikut :
Proses Level 1
Pada level ini merupakan sub proses dari level 0
(diagram Konteks) dimana dalam level 1 ini terdiri dari :
a. Proses
1 (Proses Pembelian)
Proses ini merupakan proses untuk menginputkan
transaksi penjualan yang mana pada proses ini terdapat data supplier, data
barang, dan data administrasi. Data penjualan ini menjadi pusat referensi data
semua transaksi penjualan yang terjadi.
b. Proses 2 ( Proses Penyimpanan Barang )
Proses ini merupakan proses untuk melakukan
penyimpanan barang ke gudang yang mana proses ini terdapat : data gudang, data
barang.
c. Proses 3 (Proses Penjualan)
Proses ini merupakan proses untuk menginputkan
transaksi penjualan yang mana pada proses ini terdapat data custumer, data
barang, dan data administrasi. Data penjualan ini menjadi pusat referensi data
semua transaksi penjualan yang terjadi.
d.
Proses 4 (Proses Akuntansi )
Proses ini merupakan proses untuk melakukan pembukuan dari semua
transaksi, proses ini terdiri dari data keuangan, data nota beli, nota jual,.
Dari proses ini akan menghasilkan laporan-laporan seperti laporan kas kecil,
laporan buku besar, laporan buku bank, laporan rugi laba.
Proses Level 2 dari Proses
Pembelian
Dalam proses ini terjadi proses
input transaksi pembelian yang dilakukan perusahaan kepada supplier. Dari hasil
transaksi ini akan dihasilkan sebuah laporan pembelian yang akan dilaporkan
pada bagian administrasi.
Proses Level 2 dari Proses
Penyimpanan
Dalam proses ini terjadi proses
input penyimpanan barang didalam gudang. Dari hasil proses ini akan dihasilkan
sebuah laporan stock barang .
Proses
Level 2 dari Sub Proses Penjualan
Dalam
proses ini terjadi proses transaksi input penjualan. Dari
proses ini menghasilkan suatu proses laporan penjualan, laporan data custumer,
laporan pengiriman. Dimana laporan akan diterima oleh administrasi.
BAB
IV
Proses Level 2 dari Sub Proses
Akutansi
Proses
ini merupakan proses input pembukuan yang dilakukan oleh bagian keuangan. Pada
proses ini terdiri dari berbagai laporan yang akan dicatat dalam pembukuan
yaitu data pengeluaran, data buku harian, nota beli, nota jual. Dapat dilihat
pada gambar 3.7 DFD Level 2 sub proses Pembukuan.
PENUTUP
1.
Kesimpulan
Adapun beberapa kesimpulan
yang dapat di simpulkan yaitu sebagai
berikut
1.
Dalam
perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dewasa ini
juga, kebutuhan akan informasi menjadi
hal yang sangat penting untuk meningkatkan peradaban yang lebih maju bagi
seluruh umat manusia di setiap bidang pekerjaannya masing – masing.
2.
Dengan
adanya Sistem Informasi Manajemen penjualan, pembelian, dan persediaan stok
barang pada suatu perusahaan akan dapat membantu pimpinan dalam mempermudah
mendapatkan penyajian laporan yang efisien.
3.
Informasi
merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi
penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan
yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak
langsung pada saat mendatang.
4.
Teknologi
informasi yang berbasis komputer dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh
manusia didalam menjalankan kegiatannya
2.
Saran
1.
Agar sistem ini dapat berjalan dengan
lebih efektif maka disarankan agar aplikasi yang sudah dibuat dapat
dikembangkan dikemudian hari agar sesuai dengan kebutuhan, serta aplikasi dapat
digunakan sesuai kebutuhan.
2.
Kami sekelompok menyadari bahwa Tugas
ini jauh lebih dari sempurna, maka itu kami bersedia menerima saran dan
kritikan yang bersifat menbangung demi menyempurnakan tugas kelompok kami ini.
Daftar
Pustaka
Abdul
Kadir & Terra Ch.Triwahyuni 2003, Pengenalan Teknologi Informasi,Andi
Offset,Yogyakarta.
Tan
Ory Jaka Perdana, Analisis dan
pengembangan Sistem informasi pembelian dan penjualan, 2009, Bandung
Viny Arviolina Asta, Sistem Informasi Manajemen
Penjualan, Pembelian, dan Persedian Stok Barang, 2010